Verwaltungsassistent Datenpflege (m/w/d) für Gotha – 16,50 € / Stunde – Werkstudent

Jobbeschreibung

Als Verwaltungsassistent für Datenpflege in Gotha unterstützt du Unternehmen bei der Verwaltung, Organisation und Pflege ihrer wichtigen Datenbestände. CALUMA vermittelt dich als Personalvermittlungsagentur an Kunden, die zuverlässige Unterstützung im Bereich Datenpflege und administrative Unterstützung benötigen. Diese Werkstudententätigkeit ermöglicht es dir, studienbegleitend zu arbeiten, praktische Erfahrungen in der Verwaltung und im Datenmanagement zu sammeln und gleichzeitig dein Studium solide zu finanzieren. Du arbeitest in einem geordneten, professionellen Büroumfeld mit verschiedenen Verwaltungs- und Datenbanksystemen und lernst vielfältige administrative Prozesse kennen. Die Position in Gotha ist ideal, um berufliche Kompetenzen in Verwaltung und Datenpflege aufzubauen und gleichzeitig deine akademischen Ziele erfolgreich zu verfolgen.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Werkstudent

Personalart: Verwaltungsassistent Datenpflege (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die umfassende Unterstützung bei der administrativen Verwaltung und systematischen Pflege von Datenbeständen in verschiedene Unternehmenssysteme, Datenbanken und Verwaltungssoftware. Du pflegst Adressdaten, Kontaktinformationen, Kundenstammdaten, Lieferantendaten, Artikelinformationen, Vertragsdaten und weitere verwaltungsrelevante und geschäftsrelevante Daten nach vorgegebenen Richtlinien, Standards und Compliance-Vorgaben. Die regelmäßige, systematische Kontrolle und gründliche Überprüfung von Datensätzen auf Vollständigkeit, Richtigkeit, Aktualität, Konsistenz und Compliance-Konformität gehört zu deinen täglichen wichtigen Aufgaben in Gotha. Du korrigierst fehlerhafte Einträge eigenständig, ergänzt fehlende Informationen proaktiv und entfernst veraltete oder nicht mehr relevante Daten systematisch und regelkonform. Die Arbeit mit verschiedenen Eingabemasken, Datenbanken, Verwaltungssoftware und Software-Tools ist fester und wichtiger Bestandteil deines Alltags. Du dokumentierst durchgeführte Änderungen, Aktualisierungen, Korrekturen und administrative Vorgänge systematisch, vollständig und nachvollziehbar für Audit-Zwecke. Die strikte Einhaltung von Qualitätsstandards, Datenschutzrichtlinien (DSGVO), Unternehmensrichtlinien und Compliance-Vorgaben ist dabei absolut essentiell und wird streng kontrolliert.

Zu deinen Nebenaufgaben gehört die aktive Unterstützung bei der Digitalisierung, Archivierung von Papierdokumenten und deren ordnungsgemäße Überführung in digitale Datensysteme und Dokumentenmanagementsysteme nach definierten Standards. Du hilfst bei der Sortierung, Kategorisierung, Archivierung, Organisation und Verwaltung von Daten, Dokumenten und Akten nach definierten Kriterien, Aktenordnungen und Aufbewahrungsfristen. Die Vorbereitung von einfachen bis mittleren Datenlisten, Übersichten, Auswertungen, Reports und Statistiken kann anfallen und wird geschätzt. Du assistierst bei der Bereinigung von Datenbeständen durch Identifizierung und systematische Eliminierung von Dubletten, Inkonsistenzen und veralteten Einträgen in Gotha. Gelegentlich übernimmst du einfache bis mittlere Recherchen zur Vervollständigung von Datensätzen oder zur Überprüfung, Validierung und Verifizierung von Informationen aus verschiedenen Quellen. Die Unterstützung bei allgemeinen administrativen Büroaufgaben, Verwaltungstätigkeiten, Korrespondenz und Terminkoordination ist möglich und wird erwartet. Du hilfst bei der Qualitätssicherung durch systematische Stichprobenkontrollen, Plausibilitätsprüfungen und Fehleridentifikation nach definierten Prüfplänen. Die konstruktive und effiziente Zusammenarbeit im Team bei größeren Datenpflege- und Verwaltungsprojekten gehört ebenfalls fest zu deinen Aufgaben.

Anforderungen:

Du bist als Werkstudent an einer Hochschule oder Universität eingeschrieben und suchst eine sinnvolle, studienbegleitende Tätigkeit mit Lerneffekt. Gute bis sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind wichtige Voraussetzung für diese Position mit Verwaltungsbezug. Du verfügst über gute PC-Kenntnisse und kannst sicher und routiniert mit Windows-Betriebssystem und Office-Anwendungen umgehen. Ein Mindestalter von 18 Jahren wird vorausgesetzt. Eine sehr sorgfältige, gewissenhafte, präzise, strukturierte und compliance-orientierte Arbeitsweise ist wichtig und essentiell für die Datenpflege in der Verwaltung. Du bist überdurchschnittlich zuverlässig, pünktlich, verantwortungsbewusst, integer und kannst dich sehr gut selbst organisieren und deine Zeit effektiv einteilen in Gotha. Die Fähigkeit zur hohen Konzentration über längere Zeiträume und bei repetitiven, detailorientierten Aufgaben ist erforderlich und wird erwartet. Vorkenntnisse in der Datenpflege, Büroarbeit oder Verwaltung sind wünschenswert und von großem Vorteil, aber nicht zwingend notwendig für motivierte Kandidaten. Flexibilität bezüglich der Arbeitszeiten, hohe Lernbereitschaft, Anpassungsfähigkeit und Interesse an Verwaltungsprozessen sind wichtig und werden geschätzt.

Du zeichnest dich durch hohe bis sehr hohe Genauigkeit, Sorgfalt und Aufmerksamkeit für Details und formale Korrektheit aus. Eine gute IT-Affinität und Interesse an Verwaltungsprozessen ermöglichen dir die zügige Einarbeitung in neue Systeme, Software und administrative Abläufe. Du besitzt gute Kenntnisse in MS Office, vor allem Word, Excel und idealerweise auch Outlook und PowerPoint. Die ausgeprägte Fähigkeit zum selbstständigen, strukturierten, zielorientierten und compliance-konformen Arbeiten ist wichtig und wird für diese verantwortungsvolle Position erwartet. Du gehst sehr verantwortungsvoll, absolut diskret, vertraulich und datenschutzkonform mit sensiblen Unternehmensdaten, personenbezogenen Informationen und vertraulichen Verwaltungsvorgängen um. Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Priorisierungskompetenz und administratives Geschick helfen dir, deine verschiedenen Aufgaben und Vorgänge effizient zu strukturieren, zu priorisieren und termingerecht abzuarbeiten in Gotha. Du bist lernbereit, aufgeschlossen, wissbegierig, offen für konstruktives Feedback und kontinuierliche Verbesserung deiner Arbeitsweise und Kompetenzen. Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und eine positive, konstruktive, motivierte und professionelle Arbeitseinstellung runden dein Profil ab. Belastbarkeit, Stressresistenz und Zuverlässigkeit auch bei höherem Arbeitsaufkommen, in Stoßzeiten oder bei Deadlines sind wünschenswert und wichtig.

Arbeitszeiten:

Als Werkstudent arbeitest du während der Vorlesungszeit flexibel bis zu 20 Stunden pro Woche, abhängig von deiner Verfügbarkeit, deinem Stundenplan und den Anforderungen. In den Semesterferien kannst du auf Wunsch und bei Bedarf auch deutlich mehr Stunden übernehmen und arbeiten, bis zu 40 Stunden pro Woche oder nach Vereinbarung. Die Arbeitszeiten sind sehr flexibel und werden optimal und rücksichtsvoll an deinen Stundenplan, deine Vorlesungszeiten und Prüfungsphasen angepasst. Übliche und reguläre Einsatzzeiten sind werktags während der Geschäftszeiten zwischen 08:00 und 18:00 Uhr in Gotha, nach Absprache auch flexibler. Du kannst deine Arbeitszeit nach Absprache mit dem Kundenunternehmen individuell, flexibel planen, gestalten und optimal auf deine persönlichen Bedürfnisse und dein Studium abstimmen. Auch eine flexible Aufteilung auf mehrere Tage pro Woche (z.B. 2-3 Tage) ist möglich und kann sehr flexibel vereinbart werden. Wochenendarbeit ist normalerweise nicht erforderlich und fällt in der Regel nicht an, außer in seltenen Ausnahmefällen nach Absprache. Die Position ist auf eine längerfristige, verlässliche und konstruktive Zusammenarbeit während deines gesamten Studiums und möglicherweise darüber hinaus ausgelegt.

Zusammenfassung:

Das Kundenunternehmen bietet dir einen modern, funktional und ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplatz mit allen notwendigen Arbeitsmitteln, aktueller IT-Ausstattung, Software und ergonomischen Büromöbeln. Du erhältst eine strukturierte, gründliche, umfassende und professionelle Einarbeitung in die verwendeten Systeme, Prozesse, Arbeitsabläufe, Verwaltungsvorgänge und Qualitätsstandards durch erfahrene Kollegen. Die faire und pünktliche Vergütung beträgt 16,50 Euro pro Stunde und wird pünktlich, zuverlässig, transparent und direkt vom Kunden ausgezahlt, ohne Abzüge. Du sammelst wertvolle, vielseitige und praxisnahe Berufserfahrung im Verwaltungs-, Büro- und Datenmanagement-Bereich, die für deine spätere Karriere in vielen Branchen sehr nützlich, förderlich und ein echter Pluspunkt im Lebenslauf ist. Die sehr flexiblen Arbeitszeiten und das verständnisvolle, studentenfreundliche Umfeld ermöglichen eine sehr gute, optimale und stressfreie Vereinbarkeit mit deinem Studium, Vorlesungen, Prüfungen und akademischen Verpflichtungen in Gotha. Du erweiterst kontinuierlich deine praktischen EDV-Kenntnisse, IT-Kompetenzen, Verwaltungskenntnisse und lernst professionelle Arbeitsabläufe, Datenmanagement-Prozesse und administrative Best Practices in der Praxis kennen. Bei guter bis sehr guter Leistung, überdurchschnittlicher Zuverlässigkeit und erkennbarem Engagement besteht die realistische Möglichkeit einer längerfristigen Zusammenarbeit über mehrere Semester bis zum erfolgreichen Studienabschluss. Das Arbeitsumfeld ist angenehm, freundlich, professionell, kollegial, wertschätzend, unterstützend und fördert eine positive Arbeitsatmosphäre. Du hast die ausgezeichnete Chance, dich persönlich und beruflich kontinuierlich weiterzuentwickeln, neue Fähigkeiten zu erlernen und wertvolle Kontakte für deine Zukunft zu knüpfen.